Cc(n): quando la differenza tra rispetto e superficialità sta in una singola lettera

Vi avviso: questo sarà un post etico, tutto dedicato alla "copia conoscenza" e a sua sorella, la "copia conoscenza nascosta" (parlo di mail ovviamente).
È un post “di pancia”, di quelli che nascono dal cuore. Un post dedicato a chi ancora - e sono tanti - utilizza questo strumento in modo improprio o superficiale, senza accorgersi di come un piccolo gesto possa segnare la differenza tra “io ti rispetto perché ti considero” e “non mi importa nulla di te”.

Parlando con le persone mi sono accorta, infatti, che non tutti conoscono a fondo questo strumento, i messaggi espliciti e impliciti che trasmette, i codici di netiquette che attiva.

Forse allora è meglio spiegare le differenze tra destinatario/i principale, copia conoscenza e copia conoscenza nascosta e le rispettive gerarchie. Sono infatti le gerarchie fra i tre elementi che fanno la differenza “di tono”.

Vediamoli insieme.

- Destinatario/i: la persona o le persone a cui ci si rivolge. In questo caso, se le persone sono più di una, le si intende, all’interno del codice comunicativo della mail, in rapporto paritario, sebbene nella vita reale possano esistere delle differenze gerarchiche. Questo è un elemento importante quando si tratta di rispondere, ma a cui quasi nessuno fa caso. Tutti i destinatari della mail sono autorizzati a rispondere al mittente e anche a tutti gli altri (usando la funzione “rispondi a tutti” invece del semplice “rispondi”).
Esempio: ho voglia di pizza; scrivo una mail ai colleghi con cui pranzo di solito per sapere chi ci sta. Tra i destinatari includo persone che, all’interno dell’azienda, possono ricoprire ruoli diversi, ma che per me, in questo caso, rappresentano il “gruppo di quelli con cui mangiare la pizza”. Ognuno di loro, in quanto destinatario, è autorizzato a replicare e può decidere di rispondere solo a me, anche se, dato il contesto conviviale, è più facile che scelga di rispondere a tutti.

- Copia conoscenza (Cc): il senso di questa funzione è quello di mettere al corrente una o più persone di quello che sta succedendo nello scambio tra il mittente e il destinatario. In questo caso però si crea una differenza gerarchica: la comunicazione infatti avviene solo tra mittente e destinatario, l’unico autorizzato a una replica. Le persone in Cc, sebbene in rapporto paritario tra loro, sono considerate “spettatori”, persone che è necessario aggiornare o informare, ma a cui non ci si rivolge direttamente. In questo caso, chi è in copia, non è autorizzato a rispondere, a meno che non sia esplicitamente sollecitato o in caso di necessità.
Esempio: mando una mail al mio referente in un’altra azienda per discutere di modifiche a un progetto. Metto in Cc i nostri rispettivi capi, o le risorse di entrambi i gruppi di lavoro se i capi siamo io e il mio referente, in modo tale che tutti siano al corrente e abbiano le medesime informazioni. In questo caso la risposta deve arrivare solo dal referente, sicuramente mai da una risorsa, solo in caso di necessità da parte di un capo.
Un elemento importante da tener presente è che la Cc permette a ciascun destinatario di visualizzare tutti gli indirizzi di posta elettronica inseriti. Nel caso di comunicazioni private, mettere in Cc persone che non si conoscono tra loro (tipico esempio è l’inoltro delle classiche “catene di Sant’Antonio”), rendendo pubblico o comunque diffondendo un indirizzo privato, vìola il diritto alla privacy!

- Copia conoscenza nascosta (Ccn): il senso di questa funzione è invece quello di mettere al corrente una o più persone di quello che sta succedendo nello scambio tra il mittente e il destinatario, senza farlo sapere al destinatario stesso. Le persone in Ccn infatti non compaiono mai nella mail del destinaterio né in quella delle altre persone nascoste.
E qui il “tono” si ribalta: se infatti nella comunicazione privata la Ccn è l’unico sistema per non violare la privacy dei destinatari, in azienda può essere un atto molto lesivo, perché privo di trasparenza e buona fede.

Prestare attenzione a queste sfumature, oltre ad essere un segno di rispetto, a volte può veramente fare la differenza nell'esito di una trattativa o di un rapporto personale.

Alla prossima!